Nebuďte robotem, dejte to robotovi (RPA)

RPA je zkratka slov: Robotická Procesní Analýza (Robotic Process Automation) a jak už název napovídá, jde o způsob automatizace. Jinak řečeno, je to jeden z nejnovějších nástrojů k zautomatizování, především rutinních procesů a akcí, které zabírají zbytečný čas a děláme je stále dokola a beze změn.

Určitě jste se už někdy setkali, třeba s nějakým makrem v Excelu, které Vám ulečilo (respektive pravděpodobně ulehčuje) Vaší práci. Ať už nějakým automatickým formátování, ukládání/zálohováním souborů nebo aktualizací dat atd.

A teď si představte, že máte nástroj, který ve většině úkolů dokáže simulovat (opakovat) stejné chování, jaké dělá přímo uživatel. Od samotného kliknutí, přes kopírování textů/souborů, otevírání programů, přihlašování/odhlašování až třeba po manipulaci s daty v databázích. Zkrátka téměř cokoliv, co uživatel na svém počítači dělá.

Co to tedy RPA je?

Je to robot, ale pozor. Na tohoto robota si nesáhnete! Je to totiž „jen“ soubor příkazů, zdrojový kód. A ani si nepleťte tohoto robota s umělou inteligencí. V RPA dělá robot přesně to, na co je naprogramovaný. Ani o ň méně, ani o ň více. Pokud se tedy dostane do situace, na kterou není připravený a v které by třeba uživatel věděl, jak dál postupovat, robot „padne“ do chyby, protože nemá přesné pokyny, jak dál postupovat.

To je dobré vědět, protože je to výhoda i nevýhoda. Ale o tom později…

K čemu je takový robot vhodný?

Všeobecně jde o efektivnější, levnější a přesnější provedení rutinních procesů, které lidem (sem se toto označení prostě hodí) zbytečně zabírají čas. Tyto procesy zpravidla nevyžadují, aby nad nimi pracovníci přemýšleli. Tím „zabíjejí“ onu hlavní výhodu proti robotům. Jak už jsem naznačil výše. V RPA robot neumí „přemýšlet“, protože neobsahuje žádnou UI – Umělou Inteligenci (AI – Artificial Intelligence). Alespoň prozatím… 🙂

Robotická Procesní Automatizace je ideální v situacích, kdy máme proces, který má jasná pravidla, opakuje se a má především strukturovaná data, se kterými pracuje. To je stěžejní. Aby robot mohl pracovat, potřebuje na vstupu data ve stále stejné struktuře. I když to se časem pravděpodobně změní, až do RPA přijde nějaká UI. O tom, ale třeba také jindy.

Kdy použít robota a kdy ne?

Existuje jeden ekvivalent. Říká se mu FTE (Full-time equivalent) a ten určuje kapacitu vytížení jednoho pracovníka. Proč o tom píšu? Protože to je jedno z klíčových kritérii, zda pro proces robota vyvíjet, nebo ne.

Když to vezmu z širšího úhlu pohledu, tak robota má smysl dělat, jen pokud se to vyplatí finančně (třeba tím, že ušetříme právě FTE). Pak je samozřejmě spousta dalších faktorů, třeba i to, zda úsilí vynaložené na vyvinutí, otestování a nasazení robota, je přijatelné. Jinými slovy, zda se nám vyplatí, aby na tom trávili čas a kapacitu pracovníci. Jde totiž o náročný proces, od detailní procesní analýzy, přes vyhodnocování (případně drobné! optimalizace) až po vývoj a testování. Pokud vše dobře dopadne, tak jen samotný pilotní provoz a prvotní kontroly chování robota v produkčním prostředí (tedy na „ostro“ v „ostrých“ systémech) je otázkou desítek hodin. To ani nemluvím o desítkách (až stovkách) hodin předtím.

Tady každý, kdo alespoň trochu ví, jak to v korporátu chodí, namítne, že to je super rychlé. Běžně se vývoj a změny dělají na kvartálním cyklu, takže pár desítek hodin je skvělý čas a ultrarychlé realizování/zavedení do praxe.

A já s tím naprosto souhlasím. Je plno procesů, které si nezaslouží nějaké plošné systémové řešení v infrastruktuře, ale zabírájí zbytečně mnoho času a navíc často „deptají“ ony pracovníky. RPA v těchto případech, nabízí relativně rychlé řešení.

Proč robota použít?

Je nutné dodat, že pokud si chcete udělat sami nějakého robůtka, co za Vás bude odpovídat třeba na emaily, tak s největší pravděpodobností budete mít (prozatím) smůlu. Ty největší RPA nástroje (viz článek, který vyjde později 🙂 ) nabízejí svoje řešení, především korporátním klientům. Tudíž, pokud nemáte zbytečných pár stovek tisíc, abyste si koupili licence, musíte si počkat.

Nicméně, jsou dva druhy robotů. Tzv. Front-office (FO) a Back-office (BO)… Název sám napovídá, v čem se liší. Jeden (Front-office) pracuje s uživatelem. Uživatel ho sám spouští. Ať už aby za něj něco udělal, nebo aby mu v dané situaci pomohl. Třeba aby dotáhl nějaké informace o klientovi z několika různých systémů současně. Zatímco druhý (Back-office) je „náhradou“ lidského pracovníka. Je to vlastně virtuální kolega, který pracuje úplně sám a bez dohledu. A to je magie, protože to je ten prostředek, jak maximálně ulehčit lidským pracovníkům tu nudnou a zdlouhavou práci, a udělat jim prostor pro zajímavější úkoly.

Hned se mi vybavila vzpomínka, když jsem poprvé spustil BO robota. Seděl jsem u monitoru a koukal, jak robot pracuje. Sám… Bez přestávky… Bez vykecávání nebo zdržování…. Jeden případ za případem…

Pak jsem prostě zaklapnul notebook a šel domů. Ráno jsem přišel a náš nejnovější „kolega“ měl hotovo. Práci, která původně zatěžovala 5 lidí, x desítek hodin, měl robot hotovou za pár hodin. A kolegové měli najednou čas, věnovat se potřebnějším úkolům.

To je možná i odpověď, na onu otázku „proč robota použít“. 🙂