Caflou prakticky: CRM a evidence firem

Caflou prakticky: CRM a evidence firem

Často se s klienty bavíme o digitálních nástrojích, které ve firmách fungují, a na kterých stojí digitalizace firemních procesů. Na trhu jich je dnes tolik, že může být velmi komplikované se v nich orientovat. Natož si z nich vybrat ten nejlepší pro sebe… 

Tímto článkem tak startujeme „seriál“, kde budeme ukazovat, co sami používáme a jak to používáme. Proto vám to můžeme s čistým svědomím doporučit. Není náhodou, že se s tvůrci samotných nástrojů spojujeme do partnerství a poskytujeme tak klientům oficiální služby při implementačních a integračních pracích.

A jakým jiným nástrojem náš seriál odstartovat, než samotným „informačním srdcem“ naší firmy a to nástrojem Caflou, za kterým stojí tým kolem Petra Macka. 🙏🏼👍🏼

Předtím, než popíši oblast CRM a způsob jak ji řešíme, musím trochu zavzpomínat do doby před Caflou. Byl to +- v roce 2019 a jako nadšenec do technologií, jsem chtěl mít nad vším kontrolu, a tak jsem si vše řešil sám. Něco jsem měl po excelech, něco v iDokladu a něco v Airtablu. Zkrátka všude možně a byl jsem v tom velmi spokojený, jenže…  

  1. Přestával jsem být ve firmě sám a potřeba spolupráce byla intenzivnější.
  2. Začalo pro mě být časově velmi náročné, udržovat si celý systém sám. Ačkoliv mě to bavilo.
  3. Systém při větším objemu informací začal být komplikovaný a složitý na dohledávání potřebných informací.

Tak jsem začal hledat nějaké řešení, které ve firmě budeme moct hlavně „používat“ z role uživatele. Řešení, které mi umožní celkový přehled o dění ve firmě jak z finančního pohledu, tak z provozního. Tak jsem vlastně náhodou narazil na nějaké Caflou a od té doby ho ve firmě používáme. 

Nutno dodat, že na přelomu 2019/2020 to bylo jiné Caflou než dnes. Za těch několik let se z Caflou stal jak po technické, tak i vizuální stránce velmi komplexní systém, který uživatelům umožňuje snadno a rychle řešit co je potřeba. 👏🏼👏🏼👏🏼👏🏼

CRM a evidence firem v systému Caflou

Hned úvodem musím zmínit, že jsem „obchodník“ samouk a ani nechci tvářit jako expert. Budu proto popisovat především způsob řešení s využitím Caflou (a dalších jako Make nebo Tabidoo) přímo v našem případě. Pokud by následující řádky měly být pro někoho inspirací, lze k tomu určitě přistupovat různými způsoby. U klientů koneckonců vždy vytváříme procesy více, či méně na míru.

CRM je aktuálně v Caflou podle mého názoru nejhorší oblastí. Což vůbec nemyslím jako výtku nebo kritiku. Caflou jako takové má velmi velký rozsah v řízení firmy a vyvíjí se postupně. V některých oblastech je systém propracovanější, v některých je méně propracovaný. V čase se ale rozvíjí komplexně rozhodně správným směrem. 

A přestože oblast CRM v Caflou aktuálně nemůže příliš konkurovat specializovaným CRM nástrojům jako třeba Raynet nebo Pipedrive, můžete si sami Caflou trochu „ohnout“ do podoby právě zmíněných CRM nástrojů a tím si CRM procesy spokojeně řešit v Caflou. Přínosem vám bude to, že máte vše v jednom systému a možná i ušetříte nějaké kačky. 

Krok jedna – evidence

Vše začíná evidencí firem… Tzn. v Caflou máme databázi všech subjektů, se kterými jsme přišli jakkoliv do kontaktu. Od dodavatelů, přes partnery a konkurenty až po klienty. 

Ty si označujeme třemi atributy: Typ firmy, Stav firmy a Fáze firmy. viz screeny

Následně si pod takto zaevidované firmy vytváříme projekty. Samotný projekt však máme rozdělený na dvě fáze: obchodní a realizační. Řešíme tedy na jednom místě od počátku, kdy se k nám dostává nějaká příležitost/poptávka, přes okamžik kdy se z příležitosti stává realizační zakázka až po její dokončení a vyfakturování. 

Máme tak vše pod kontrolou a hezky pohromadě. V rámci projektů pak vznikají nabídky, rozpočty, výkazy i jednotlivé informace v rámci kontaktu s klientem. 

Krok dva – automatizace

Obecně se snažíme co nejvíce standardizovat. Proto u nás například každá nová příležitost/poptávka prochází stejným procesem přes Tabidoo. Tam se data zaznamenávají ze všech kanálů (z našeho webu, z LinkedInu, z e-mailu, přes telefon apod.). Buď automaticky nebo manuálně (například telefonicky – během hovoru si obchodník otevře webový formulář s otázkami a po jeho vyplnění se data automaticky uloží v Caflou apod.). Konkrétně tuto část lze řešit asi milionem způsobů. My to máme aktuálně nastaveno takto a jsme v tom velmi spokojení, protože využíváme současně jak systém Caflou tak i Tabidoo. A vše automatizujeme prostřednictvím nástroje Make

Tzn. v Caflou prakticky manuálně projekty nezakládáme vůbec. 

Přitom se nám do Caflou dostává vše od vygenerování čísla zakázky až po detaily typu „z jakého kanálu příležitost pochází“. O tom později níže. 

Máme tedy kromě Caflou také nástroj Make, kde máme aktivní denně vyšší desítky automatizovaných procesů. Pro automatizované zpracování poptávek máme momentálně šest procesů:

Jeden vypadá třeba takto:

Každá příležitost ze všech kanálů se nám „seběhne“ vždy v databázi v Tabidoo. To je zachyceno automatizací a k příležitosti je vygenerovaný nový unikátní kód (pod kterým najdeme ve všech interních systémech vše, co se týče konkrétního projektu, tzn. dokumentace, nabídky, faktury, výkazy práce, jakákoliv komunikace apod.). Díky tomuto kódu máme identifikovaný jeden projekt v Caflou, Tabidoo, Craftu i sdílených adresářích… 

Projekt se založí v Caflou i Tabidoo současně, ale v každém systému jsou obsaženy jiné informace. 

Následně přichází do naší hlavní komunikační platformy (Cisco Webex) informace o zaznamenání nové příležitosti s rychlým proklikem přímo do Caflou. A v závěru odchází na zadavatele informační e-mail s pár zajímavými odkazy v rámci poptávaného tématu. Toto celé je otázka několika vteřina… Reakční doba je tak opravdu rychlá. 🙂

 Jak to celé vypadá v praxi


Celý seriál „Caflou prakticky“

  • Caflou prakticky: CRM a evidence firem
  • Caflou prakticky: Řízení projektů a úkolů | připravujeme
  • Caflou prakticky: Vykazování práce a reporty | připravujeme
  • Caflou prakticky: Cashflow, rozpočty a ekonomika | připravujeme
  • Caflou prakticky: Ceníky a tvorba faktur a dokladů | připravujeme
  • Caflou prakticky: Umělá inteligence v Caflou | připravujeme
  • Digitální procesy ve firmě prakticky: Caflou & Tabidoo | připravujeme